Cara Mengontak Professor di Luar Negeri

Memiliki kesempatan untuk dapat melanjutkan studi ke jenjang pascasarjana (postgraduate) mungkin merupakan dambaan kebanyakan mahasiswa S1. Terlebih bila biaya studi lanjutnya diperoleh dari beasiswa alias gratis. Postgraduate study sangat identik dengan penelitian, hampir separuh lebih dari waktu belajar di jenjang ini digunakan untuk melakukan penelitian thesis. Berbicara tentang penelitian (research), setiap calon mahasiswa pascasarjana  (prospective student) di luar negeri biasanya dipersyaratkan untuk menghubungi calon pembimbing (prospective supervisor) agar tema penelitian yang diajukan oleh calon mahasiswa bisa sinkron dengan keahlian supervisor. Selain itu, memiliki prospective supervisor juga merupakan salah satu syarat untuk memperoleh Letter of Acceptance (LoA) dan sekaligus beasiswa untuk studinya nanti.

Oleh karenanya, mengetahui trik dan etika yang tepat cara mengontak Professor di luar negeri menjadi sangat penting. Namun sebelum berbicara lebih jauh tentang hal tersebut, prospective student perlu memahami cara untuk mendapatkan kontak seorang Professor, diantaranya adalah:

1. Salah satu cara jitu untuk mendapatkan kontak seorang Professor adalah melalui perantara atau rekomendasi dari kolega/atasan/dosen pembimbing kita sebelumnya yang mempunyai hubungan dekat dengan sang Professor. Cara ini terbilang sangat sopan dan mempunyai kemungkinan yang besar untuk memperoleh respon dari Professor yang bersangkutan, karena sang Professor akan merasa nyaman bahwa orang yang memperkenalkan Anda adalah orang yang telah dia kenal dekat, artinya bahwa Anda sebagai orang yang diperkenalkan bukan merupakan orang sembarangan.
2. Melalui pertemuan ilmiah semacam conference, workshop, dan symposium yang Anda ikuti. Pada pertemuan ilmiah inilah para Professor biasanya akan hadir baik sebagai narasumber (speaker) maupun sebagai pemakalah (presenter). Anda dapat memulai memperkenalkan diri kepada Professor yang papernya sesuai dengan minat penelitian Anda, kemudian bisa bertukar ide tentang bidang penelitian tersebut, dan pada akhirnya bertukar kartu nama.
3. Melalui paper publikasi di berbagai jurnal. Dalam setiap paper yang kita baca pasti akan ada kontak person salah satu Author, biasanya jika Author pertama pada paper tersebut adalah mahasiswa, maka contact personnya bisa dipastikan adalah Professor dari Author pertama. Nah, Anda bisa memperoleh alamat email/kontak dari Professor pada paper yang sesuai dengan bidang minat Anda.
4. Alternative yang lain dan paling mudah adalah dengan menggunakan search engine (google, yahoo, bing, etc.), lalu ketikkan nama universitas atau laboratorium dari bidang riset yang anda minati. Maka dengan mudah kita akan menuju langsung ke website Universitas atau Laboratorium yang sesuai dengan keyword kita. Kemudian carilah daftar Professor yang ada pada program tersebut, maka secara instant kita akan memperoleh nama sekaligus alamat emailnya.

Setelah kita memperoleh kontak email Professor yang kita harapkan menjadi prospective supervisor, maka kita perlu mempersiapkan cara menulis email perkenalan yang baik dan memenuhi etika, beberapa aspek yang perlu diperhatikan adalah:

1. Pertama kali kita harus memperkenalkan diri dengan baik, mulai dari memperkenalkan nama kita, hingga background pendidikan kita
2. Terangkan latar belakang kenapa kita mengontak beliau (misal dari hasil baca paper, kenalan di conference, dll), dan kaitkan dengan riset yang Anda lakukan sebelumnya dengan riset yang sang Professor lakukan.
3. Nyatakan bahwa kita tertarik untuk belajar dengan beliau, dan merasa bahwa beliau adalah orang yang tepat untuk membimbing penelitian kita.
4. Jangan lupa untuk menyertakan dokumen pendukung yang perlu diattach dalam email perkenalan ini, diantaranya adalah Curriculum Vitae (CV) dan Research Plan.
5. Bila Anda tau bahwa beliau akan memiliki agenda untuk datang pada suatu pertemuan ilmiah, maka tawarkan diri untuk bertemu dan melakukan diskusi seputar tema riset yang Anda ajukan.

Setelah Anda mengirimkan email tersebut, tunggu beberapa hari hingga ada respon. Jika hingga dua minggu tidak ada respon maka kita bisa mengirimkan ulang email tersebut. Namun jika tidak ada respon juga, maka Anda harus mempertimbangkan untuk mencari prospective supervisor yang lain. Semoga tips ini bermanfaat, good luck!